FMT TURKEY OPERASYONEL SÜREÇLER KVKK AYDINLATMA METNİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m.10 uyarınca, FMT Turkey (“FMT”) olarak; araç filo yönetimi, operasyonel destek, 0850 destek hattı, dâhilî hizmet kayıt sistemleri, mobil uygulama ve kurumsal iletişim kanalları üzerinden yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

FMT, kurumsal müşterilerine sunduğu araç filo yönetimi ve operasyonel destek hizmetleri kapsamında, ilgili kurumsal müşterinin çalışanı, sürücüsü, araç kullanıcısı veya yetkilisi olan kişilere ilişkin verileri, kural olarak ilgili kurumsal müşterinin talimatları ve hizmet sözleşmesi kapsamında veri işleyen sıfatıyla işler. Bununla birlikte FMT; çağrı ve iletişim kayıtlarının yönetimi, hizmet kayıtlarının tutulması, bilgi güvenliği, hizmet kalitesi, iç operasyon yönetimi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması süreçlerinde kendi amaç ve vasıtalarını belirlediği ölçüde veri sorumlusu sıfatıyla hareket edebilir.

1. FMT’nin Kimliği ve İletişim Bilgileri

FMT Turkey
ARTI MÜMESSİLLİK OTOMOTİV FİLO YÖNETİMİ, DANIŞMANLIK İTH. VE İHR. LTD. ŞTİ.
Merkez Mah. Akar Cad. No:3 Daire:155 İtower Plaza Bomonti – Şişli / İstanbul
Telefon: 0850 558 08 00
E-posta: kvkk@fmtturkey.com

2. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; bağlı bulunduğunuz kurumsal müşteri tarafından FMT’ye iletilen bilgiler, 0850 destek hattı görüşmeleri, SMS, e-posta ve diğer iletişim kanalları, mobil uygulama, dâhilî hizmet kayıt sistemleri ve hizmetin yürütülmesi kapsamında ilgili operasyon taraflarından gelen kayıt, belge, form, tutanak, fotoğraf ve bildirimler aracılığıyla otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilebilir.

3. İşlenen Kişisel Veriler, Amaçlar ve Hukuki Sebepler

Hizmetler kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:

Kimlik ve iletişim bilgileri: Ad-soyad, telefon numarası, e-posta adresi, departman, sicil/sürücü/kullanıcı kodu ve hizmetin yürütülmesi için gerekli benzeri bilgiler.

Araç ve operasyon bilgileri: Araç plakası, araç marka/model bilgisi, filo tanım bilgileri, hizmet talebi kayıtları, servis, bakım, lastik, sigorta, kiralama, ikame araç, hasar, kaza, yol yardım ve benzeri operasyon süreçlerine ilişkin kayıt, belge, fotoğraf, form ve işlem bilgileri.

İşitsel kayıtlar: 0850 destek hattı ve ilgili iletişim kanalları üzerinden gerçekleştirilen sesli görüşme kayıtları, görüşme içeriği ve görüşmeye ilişkin işlem kayıtları.

Sistem ve hizmet kayıtları: Ticket/hizmet kayıtları, işlem zamanı, talep geçmişi, log kayıtları, sistem e-postaları ve uygulama/iletişim kanallarına ilişkin teknik kayıtlar.

Bu veriler; sürücü veya araç kullanıcısı kimliğinin doğrulanması, hizmet taleplerinin alınması ve sonuçlandırılması, kaza, hasar, arıza, servis, bakım, sigorta, kiralama, ikame araç ve yol yardım süreçlerinin yürütülmesi, operasyonel koordinasyonun sağlanması, talep ve şikâyetlerin yönetilmesi, hizmet kalitesinin denetlenmesi, bilgi güvenliğinin sağlanması, raporlama yapılması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve tarafların haklarının korunması amaçlarıyla işlenir.

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2-c kapsamında bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, KVKK m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve KVKK m.5/2-f kapsamında ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla FMT’nin, bağlı bulunduğunuz kurumsal müşterinin ve ilgili operasyon taraflarının meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

4. Özel Nitelikli Kişisel Veriler ve Konum Verisi

FMT, özel nitelikli kişisel verileri kural olarak talep etmez ve sistematik olarak işlemez.

Ancak kaza, yaralanma, hasar, sigorta, rücu, acil durum veya bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması gibi zorunlu süreçlerde, belge, tutanak, fotoğraf veya rapor içinde özel nitelikli kişisel veri bulunması halinde, bu veriler yalnızca ilgili sürecin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir.

FMT, sürücülere veya araç kullanıcılarına ilişkin sürekli, anlık veya geçmişe dönük GPS/konum takibi yapmaz ve bu kapsamda sistematik konum verisi işlemez.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, hizmet talebinin niteliğine göre ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde; bağlı bulunduğunuz kurumsal müşteri veya işverenin yetkili birimlerine, kiralama şirketlerine, servis ve bakım noktalarına, lastik bayilerine, sigorta şirketlerine, ekspertiz firmalarına, ikame araç sağlayıcılarına, yol yardım hizmet sağlayıcılarına, iletişim, yazılım, barındırma ve bilgi teknolojileri altyapısı sağlayıcılarına, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve ilgili operasyon taraflarına aktarılabilir.

Bu aktarım; hizmetin sunulması, operasyonel süreçlerin yürütülmesi, talep ve şikâyetlerin yönetilmesi, hasar, kaza, servis, bakım, sigorta, kiralama, ikame araç ve yol yardım süreçlerinin organize edilmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve tarafların haklarının korunması amaçlarıyla sınırlı olarak yapılır.

6. Yurt Dışı Veri Aktarımı

FMT’nin araç filo yönetimi ve operasyonel destek hizmetlerine ilişkin ana operasyonel veri işleme faaliyetleri Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisindeki sistemler üzerinden yürütülmektedir.

Kurumsal e-posta, ofis uygulamaları ve benzeri yardımcı kurumsal iş araçlarının kullanımı kapsamında gündeme gelebilecek kişisel veri işleme ve aktarım süreçleri, KVKK m.9 dahil ilgili mevzuata ve uygulanabilir veri aktarım mekanizmalarına uygun şekilde yürütülür. KVKK m.9 kapsamındaki yurt dışı aktarım rejimi 2024 değişiklikleri sonrası yeterlilik kararı, uygun güvenceler ve standart sözleşmeler gibi mekanizmaları içermektedir.

7. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri ve İmha

Kişisel verileriniz, ilgili işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır.

0850 destek hattı ve ilgili iletişim kanalları üzerinden yapılan sesli görüşme kayıtları kural olarak 3 ay süreyle saklanır ve bu sürenin sonunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Ancak ilgili görüşmenin devam eden bir talep, şikâyet, hasar, rücu, denetim, hukuki uyuşmazlık veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması süreciyle bağlantılı olması halinde, ilgili kayıt yalnızca bu amaçla sınırlı olmak üzere daha uzun süre saklanabilir.

Hizmet kayıtları, ticket kayıtları, log kayıtları, sistem e-postaları ve operasyonel süreçlere ilişkin belgeler; hizmet ilişkisi, operasyonel ihtiyaçlar, yasal yükümlülükler, denetim, hasar, rücu ve uyuşmazlık süreçleri dikkate alınarak saklanır. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. KVKK m.11 Kapsamındaki Haklarınız

KVKK m.11 kapsamında kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı kullanmak için kvkk@fmtturkey.com adresi üzerinden FMT’ye başvurabilirsiniz. FMT’nin veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği süreçlerde başvurunuz ilgili veri sorumlusu kurumsal müşteriye yönlendirilebilir veya ilgili veri sorumlusu ile koordineli şekilde değerlendirilebilir.

9. Bilgilendirme Teyidi

Bu metnin çağrı hattı, web sitesi, SMS bağlantısı, mobil uygulama veya diğer iletişim kanalları üzerinden tarafınıza sunulması ve tarafınızca bilgilendirildiğinizin teyit edilmesi, kişisel verilerin işlenmesine yönelik açık rıza niteliğinde değildir. Bu işlem yalnızca KVKK m.10 kapsamında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ve ilgili kişinin bilgilendirildiğinin teyidi amacıyla kayıt altına alınır.